Viime viikot ovat vieneet myös Sepontyttären arvostavat kohtaamiset pääasiallisesti verkkoon. Onnekseni aiemmat tehtävät mm. koulutusalalla ovat mahdollistaneet etäkokousjärjestelmien monipuolisen harjoittelemisen ja käytön. Koronakevät ei siis päässyt yllättämään teknisin ongelmin. Pulmana on ollut ”vain” työvälineen valinnan vaikeus.
Asiakastöissä (mm. työnohjauksessa ja työyhteisösovittelun haastatteluissa) olen päätynyt käyttämään aina ensisijaisesti asiakkaan omaa etäkokousjärjestelmää. Tuolloin asiakas kutsuu minut kokoukseen ja vastaa myös järjestelmän turvallisesta käytöstä.
Ellei tilaajalla ole omaa verkkokokoustyökalua, käytämme Zoomia. Silloin minä toimin etätapahtuman järjestäjänä (host) ja kutsun osallistujat mukaan henkilökohtaisesti sähköpostitse.
Toimivan etäkokouksen mahdollistaminen
Jotta etäkokoukseen (esim. työnohjaus) osallistuminen sujuu, sinulla tulee olla:
- nettiyhteys*
- nettikameralla varustettu tietokone tai älypuhelin tai tabletti
- kuulokemikrofoni (tai yksityinen tila)
- Zoom Client for Meeting -ohjelma tai Zoom Cloud Meetings (Android, IOS) mobiilisovellus
*Valitse tietokonetta käyttäessäsi aina kiinteä internetyhteys, jos se vain on mahdollista. Jos jaat tietokoneelle mobiililaitteen nettiyhteyden, tee se USB-johdon avulla. Langaton (wlan) nettiyhteys on tietoturvanäkökulmasta langallista yhteyttä heikompi ratkaisu.
Zoom kokouskutsu
Ennen varsinaista Zoom-tapaamista varaan asiakkaalle mahdollisuuden maksuttomaan tekniikkaopastukseen ja Zoomiin tutustumiseen kaikessa rauhassa. Ennalta tuttu toimintaympäristö riisuu tilanteesta turhaa jännitettä ja vahvistaa luottamuksen syntymistä!
Zoomin luoma etätapahtumakutsu näyttää tältä:
Kirsi Paldanius is inviting you to a scheduled Zoom meeting.
Topic: Tutustuminen Zoomiin 30 min.
Time: May 06, 2020 15:00 Helsinki
Join Zoom Meeting
https://us04web.zoom.us/j/123456789
Koollekutsuja voi toki vaikuttaa sähköpostikutsun sisältöön ja esimerkiksi kääntää kutsutekstin suomen kielelle, lisätä mukaan ohjeita käytettävän järjestelmän käyttöön tai liittää mukaan liitetiedostoja.
Asenna Zoom
Huomaa, että ohjelman asentaminen vaatii käyttäjältä tietyt oikeudet järjestelmään tehtäviin muutoksiin. Voi olla, että et voi asentaa ohjelmia esimerkiksi työnantajan koneeseen, vaan sinun täytyy pyytää apuun IT-tukihenkilö.
Jos olet jo saanut Zoom-kutsun, voit käynnistää asennusprosessin klikkaamalla kokouskutsun linkkiä (ohjeen löydät kappaleesta Liittyminen Zoom-kokoukseen). Muussa tapauksessa:
- Lataa Zoominstaller.exe asennusohjelma tietokoneeseen Zoom.us sivustolta hyvissä ajoin etukäteen.
- Hyväksy tarvittaessa evästeet (cookies).
- Tallenna asennustiedosto koneellesi.
- Käynnistä asennus; klikkaa ZoomInstaller.exe asennustiedostoa (selaimesta riippuen selainikkunan vasemmassa alakulmassa tai oikeassa yläkulmassa).
Asennuksen jälkeen näytölle tulee mahdollisesti ilmoitus kokouksen alkamisajasta. - Kun asennus on valmis, voit:
- kirjautua sisään jos sinulla on Zoom-tili tai
- rekisteröityä uutena käyttäjänä (Sign in > Sign Up Free -- turvallinen rekisteröityminen ja kirjautuminen tapahtuu aina sähköpostiosoitteella, ei esim. Facebook-tunnuksella, ja vain kyseistä tarkoitusta varten valitsemallasi salasanalla) tai
- liittyä kokoukseen kirjautumatta / rekisteröitymättä valitsemalla Join a Meeting.
Asennettuasi Zoom-sovelluksen, ehdottaa Zoom-ohjelma automaattisesti tulevat kokoukset avattavaksi Zoom-ohjelmalla.
Zoom mobiilisovelluksen Androidille tai IOS-laitteelle löydät laitteen omasta sovelluskaupasta.
Liittyminen Zoom-kokoukseen (etätapahtumaan, verkkomiittiin, webinaariin...)
Rakkaalla lapsella on monta nimeä - ja käyttötarkoitusta! Kun saat ensimmäisen Zoom-kokouskutsun sähköpostitse, voit asentaa ohjelman näppärästi kutsulinkistä. Tavallisesti asennusprosessi on helppoa ja vie vain hetken. Jos ohjelman asentaminen ei ole tuttu juttu, varaa tehtävää varten rauhallinen hetki (keskittyminen helpottuu, kun suljet kaikki tarpeettomat ohjelmaikkunat).
- Klikkaa kokouslinkkiä (muotoa https://us04web.zoom.us/j/123456789 ) sähköpostissa.
- Jos et halua kirjautua tai rekisteröityä, valitse Join a Meeting.
- Kirjoita tarvittaessa kokouksen tunnus, yhdeksännumeroinen Meeting ID, jonka löydät kutsusta.
- Kirjoita nimimerkki tai etunimi (ja sukunimi, jos se on tarpeen). Voit halutessasi sallia nimen tallentamisen tulevia kokouksia varten.
- Sulje mikrofoni ja kamera kokoukseen liittyessä poistavalla valinta valintaruuduista (suosittelen!).
- Valitse Join ja liity mukaan kokoukseen!
- Jos tapahtumaan on määritelty odotushuone, saat tiedon, että sinut päästetään pian sisään.
- Testaa mikrofonin ja kuulokkeiden tai tietokoneen kaiuttimen toimivuus ennen kokoushuoneeseen astumista.
Voit ladata vaiheittaisen, kuvallisen asennusohjeen pdf-tiedostona täältä.
Parhaan osallistumiskokemuksen varmistamiseksi
- käytä yhteyden muodostamisessa tietokonetta (myös mobiililaitteella voi osallistua)
- tutustu kokouksen järjestäjän ohjeisiin
- asenna Zoom etukäteen
- valitse vakaa internet-yhteys (langallinen, jos mahdollista), mobiiliyhteyttä tietokoneella käyttäessäsi, kytke puhelin tietokoneen USB-porttiin (esim. puhelimen latausjohdon avulla) ja valitse puhelimen internet-asetuksista (hotspot ja yhteyden jako) internet-yhteyden jakaminen USB:n kautta
- rauhoita ympäristö: sulje pois taustamelu ja muut osallistumistasi mahdollisesti häiritsevät tekijät (mm. ylimääräiset ohjelma- ja selainikkunat)
- käytä mikrofonilla varustettuja kuulokkeita kannettavan tietokoneen mikrofonin asemesta (ei ole välttämätöntä, mutta suositeltavaa)
- liity etätapahtumaan hyvissä ajoin
- testaa mikrofonin, kuulokkeiden ja videon toimivuus ennen etätapahtuman virallista aloitusta
Muutama tietoturvavinkki
- Käytä henkilökohtaista kokoustunnustasi (Meeting ID) harkiten.
- Jaa etäkokous- tai webinaarilinkki suojatusti, esimerkiksi sähköpostitse, tekstiviestinä tai rajatusti ryhmäviestinä.
- Suojaa etäkokouksesi salasanalla, jonka jaat vain kokouksen osallistujille.
- Salli kokoukseen liittyminen vain etäkokoussovelluksella tai selaimella (ei puhelimitse).
- Harkitse tarkkaan, mitä kirjoitat kokouksen keskusteluikkunassa.
Arveluttaako etäyhteyksien käyttö edelleen? Lue F-Securen tutkimusjohtajan Mikko Hyppösen haastattelu Suomen Yrittäjät ry:n nettisivuilta tai F-Securen blogista (engl.).
