Työpaikoilla ei aina ole olemassa vakiintuneita varhaisen puuttumisen käytänteitä, joihin hankalissa tilanteissa voisi turvautua. Työyhteisösovittelu on tutkitusti nopea, tehokas ja toimiva tapa työyhteisön konfliktien ratkaisemiseen. Tutkimusten mukaan sovitteluprosessiin osallistuminen lisää työntekijöiden vuorovaikutustaitoja ja parantaa työyhteisön ilmapiiriä. Sovittelu voi myös toimia ennaltaehkäisevästi, sillä prosessi on oppimistapahtuma, joka lisää työyhteisössä konfliktin hallinnan osaamista.
Edellisessä artikkelissa avasin restoratiivisuuden ja sovittelun käsitteitä. Tässä kirjoituksessa fokus on työyhteisösovittelun prosessissa. Mitä tapahtuu, missä järjestyksessä ja kuka asioista vastaa?
Prosessi alkaa toimeksiantosopimuksesta
Työpaikalla on voinut tapahtua paljon ennen työyhteisösovitteluprosessin käynnistävää yhteydenottoa sovittelijaan.
Sovittelua konfliktinratkaisun keinona voi ehdottaa kuka tahansa työpaikalla. Ristiriidan syvimmässä pyörteessä oleva osallinen, osallisen esimies tai tämän esimies, työsuojeluhenkilö, HR, johtoryhmä tai esimerkiksi työterveyslääkäri voi ottaa sovittelun esille tulehtuneen tilanteen ratkaisemiseksi. Työyhteisösovittelun prosessi alkaa yhteydenotosta sovittelijaan ja toimeksiantosopimuksen solmimisesta.
Kuva: Työyhteisösovittelun prosessi
1. Toimeksianto, sovitteluprosessista sopiminen
Päätöksen sovitteluprosessin käynnistämisestä tekee siis maksaja. Toimeksianto voi näin ollen tulla vain henkilöltä, jolla on oikeus tehdä sopimuksia organisaation nimissä.
Tarkkoja taustatietoja ristiriitatilanteesta ei tarvitse ensimmäistä yhteydenottoa varten kerätä. Sovittelijana olen kiinnostunut ensisijaisesti osallistujille järjestettävän infotilaisuuden mahdollisesta ajankohdasta sekä tilaajan näkemyksestä konfliktin laajuudesta, eli osallisten määrästä. Näiden tietojen perusteella pystyn antamaan arvion mm. sovitteluprosessin kestosta ja tekemään tarjouksen. Sopimuksen mukaan tilaaja saa minulta sovittelijana riittävän ohjeistuksen sovitteluprosessin laadukkaaseen toteuttamiseen.
Sovittelijana en raportoi sovitteluprosessin kuluessa tai sen jälkeen esimerkiksi henkilökohtaisten keskustelujen aikana saamistani tiedoista toimeksiantajalle. Osapuolten välisen luottamuksen säilyttäminen on minulle sovittelijana ensiarvoisen tärkeää.
2. Infotilaisuus
Työnantajan edustaja kutsuu saamansa ohjeistuksen mukaisesti osallistujat infotilaisuuteen. Noin tunnin kestävässä tilaisuudessa kerron ratkaisukeskeisestä toimintamallista, restoratiivisuudesta sekä sovitteluprosessin etenemisestä. Infotilaisuus järjestetään tavallisesti työpaikalla.
3. Yksilökeskustelut
Työnantajan edustaja ilmoittaa konfliktin osallisille saamansa ohjeistuksen mukaisesti henkilökohtaisten yksilötapaamisten järjestelyistä. Sovittelijana tapaan kaikki osalliset luottamuksellisissa kahdenvälisissä keskusteluissa. Yksilökeskustelu kestää tyypillisesti tunnin, puolitoista. Näistä keskusteluista ei raportoida työnantajalle, enkä sovittelijana tai tuo mitään niiden sisältöjä esille yhteisessä sovittelutapaamisessa.
4. Sovittelutapaaminen
Työnantajan edustaja kutsuu kaikki osalliset sovittelu- eli yhteistapaamiseen, joka järjestetään työpaikan ulkopuolella. Yhteistapaamiseen osallistuvat kaikki konfliktin osapuolet mukaan lukien esimies ja esimiehen esimies. Tarveharkintaisesti tapaamiseen voidaan kutsua tarkkailijan roolissa myös henkilöstöhallinnon edustaja, joka ei osallistu keskusteluun.
Yhteistapaamisessa jokaisella osallisella on mahdollisuus tuoda esille näkemyksensä ristiriidasta. Työyhteisösovittelu perustuu ajatukseen, jonka mukaan vain henkilöt, jotka ovat konfliktiin ajautuneet, voivat löytää siihen ratkaisun. Sovittelijana en asetu kenenkään puolelle, vaan toimin yhteistapaamisen fasilitaattorina ohjaten osallisia kuulemaan toisiaan, lisäämään ymmärrystään asiassa ja löytämään konfliktiin ratkaisun itse.
Parhaimmillaan yhteistapaamisen tuloksena on kirjallisesti dokumentoitu, tulevaisuuteen suuntaava sopimus osallisten toiveista ja toiminnan muutoksen tavoitteista. Ellei sopimusta synny, sovitteluprosessi päätetään selkeään lopetukseen.
5. Tiedottaminen
Sovittelutapaamisessa keskustellaan myös konfliktin ulkopuolelle jääneen työyhteisön tiedottamisesta. Sovitaan mitä kerrotaan, milloin ja miten sekä kuka hoitaa tiedottamisen.
6. Seuranta
Pitkään jatkunut työyhteisön ristiriitatilanne tai muutoin syvä konflikti vaatii osallisilta aikaa toipumiseen. Seurannan avulla tuetaan sovitteluprosessissa syntyneen sopimuksen toteutumista. Seuranta voidaan toteuttaa esimerkiksi 2-3 yhteistapaamisella kuuden kuukauden aikana.
Kipuileeko työyhteisönne ratkaisemattomien ristiriitojen jännitteissä? Kyteekö kahvihuoneessa konflikti?
Työturvallisuuslain mukaan työnantajalla on toimimisvelvollisuus, joka syntyy automaattisesti, jos työnantaja on saanut tiedon häirinnästä tai epäasiallisesta kohtelusta. Tässä esimiehen rooli korostuu, sillä hän on useimmiten henkilö, joka havaitsee ongelman tai ensimmäiseksi saa tiedon konfliktista. Esimies ei saa vähätellä ongelmaa tai pelätä puuttua konfliktiin, joka voi hoitamattomana aiheuttaa vakavia ongelmia ja taloudellisia menetyksiä. Jos ongelmaan ei puututa, voidaan työnantaja katsoa syyllistyneen syrjintään.
Työyhteisösovittelu on riidan jatkumisen aiheuttamia kustannuksia (mm. esimiehen työaika, osallisten asioiden setvimiseen käyttämä työaika, menetetyt asiakkuudet, sairauslomat) edullisempi keino konfliktin ratkaisemiseen.
Jätä yhteydenottopyyntö, soita tai tekstaa numeroon +358 500 580 921 tai lähetä sähköpostia osoitteeseen kirsi@sepontytar.fi. Työyhteisösovittelun tarvearviointi on maksutonta eikä sido sinua mihinkään.
