Onnistu virtuaalikokouksen järjestäjänä
Olen kevään ja alkukesän kuluessa ollut eri rooleissa mukana kymmenissä digitaalisissa kohtaamisissa, etä- tai virtuaalitapahtumissa. Suurimmassa osassa tapahtumia olen ollut osallistujan roolissa, mutta joissakin myös järjestäjänä (host), avustavana järjestäjänä (co-host) tai tilaisuuden fasilitaattorina. Tässä kirjoituksessa keskiössä ovat etäkokoukset, mutta vinkeistä voit hyötyä myös, jos järjestettävänäsi on tiedotustilaisuus, koulutus, workshop, paneelikeskustelu, verkostoitumistapahtuma, seminaari tai esittelytilaisuus - tai vaikka perinteinen tiimipalaveri.
Koronakevät on koulinut meidät hyödyntämään etätyöskentelyn ja -kohtaamisen välineitä. Etäkokousjärjestelmät, kuten Google Meet, Teams ja Zoom ovat tulleet tutuksi moninaisten webinaarialustojen, mm. Adobe Connect, GoToWebinar ja WebinarJam ohella. Toimivat yhteydet ja tilaisuuteen sopivat järjestelmät eivät yksin riitä etäkokouksen toteuttamisen onnistumiseen. Täytyy luoda turvallinen ympäristö ja tuoda yhteen oikeat osallistujat. Ja mahdollistaa aito kohtaaminen, kiireetön läsnäolo ja avoin vuorovaikutus.
|
Tämä Pohjois-Pohjanmaan Yrittäjien blogissa 11.6.2020 julkaistu kirjoitukseni on pitkä ja yksityiskohtainen. Jos lukuaika juuri nyt on kortilla, lataa Onnistunut Virtuaalikokous TOP10 -muistilista -kuvatiedosto ruudulla luettavaksi ja tallennettavaksi tekstilinkistä. Voit myös ladata tiedoston klikkaamalla oheista kuvaa. |
 |
1. Suunnittele aitoja kohtaamisia
Virtuaali-, eli etäkokouksen järjestäminen vaatii enemmän valmistelua kuin perinteinen kokous. Huolellinen suunnittelu ja ennakointi maksaa kuitenkin itsensä takaisin tehokkuudessa, kokouksen toimivuudessa ja osallistujien ajan säästämisessä.
Varaa kalenteristasi aika kokouksen suunnitteluun ja oma hetki jälkitoimiin.
1.1. Kokouksen tavoite
Kokouksen järjestäjänä ensimmäinen, ja kenties tärkein tehtäväsi on täsmentää kokouksen tavoitteet, vastata haasteelliseen miksi-kysymykseen. Miksi kokous kutsutaan koolle? Onko tarkoitus päättää asioista, ideoida vai luoda katsaus nykytilanteeseen?
Kokouksen tavoite määrittää kokouksen luonteen, sisällön, asioiden tarkastelukulman, käytettävän ajan ja kohderyhmän eli osallistujat.
1.2. Turvallinen kokousilmapiiri
Turvalliseksi koetussa etäkokouksessa toteutuvat valitun kokousjärjestelmän toimivuus, yhteyksien häiriöttömyys sekä osallistujien tietosuoja ja tietoturva. Yhdessä mm. nämä tekijät mahdollistavat tilan vuorovaikutukselle.
Osallistujan psykologisen turvallisuuden tunnetta rakennat riittävällä ohjeistuksella ennen kokousta, ylläpidät kokouksen aikana pelisäännöistä sopimalla ja luomalla avoimen, keskustelevan foorumin osallistujien erilaisille näkemyksille ja aidolle keskustelulle. Vahvista kokemusta tekemällä yhteenveto käsitellyistä asioista kokouksen päätteeksi.
Täytyy luoda turvallinen ympäristö ja tuoda yhteen oikeat osallistujat. Ja mahdollistaa aito kohtaaminen, kiireetön läsnäolo ja avoin vuorovaikutus.
1.3. Kokouksen vaikuttavuuden ja laadun mittaaminen
Määritä jo kokousta suunnitellessasi mittarit, joilla voit jälkeenpäin tarkastella kokouksen vaikuttavuutta. Toteutuiko kokouksen agenda suunnitellusti? Oliko ajankäyttö tehokasta? Olivatko oikeat henkilöt paikalla? Onko tarpeen kerätä palautetta? Miksi, miten ja missä vaiheessa? Miten ja milloin saatu palaute käsitellään?
Mieti myös kokousta seuraavat askeleet etukäteen. Miten ehdotuksia ja päätöksiä viedään eteenpäin tai mitä kertyneille ideoille tapahtuu seuraavaksi? Miten ja milloin osallistujille tiedotetaan asioiden etenemisestä? Kuka vastaa ja mistä?
2. Kokoussuunnitelma
Järjestäjänä sinulla on tärkeä rooli kokousilmapiirin luomisessa, kokouksen osallistujien osallistamisessa sekä tehokkaan kokouksen toteuttamisessa. Hyvin suunniteltu kokous on sujuva, eteenpäin suuntaava ja napakka. Hyvin suunnitellun kokouksen osallistuja tietää miksi hänet on kutsuttu mukaan ja kokee osallistumisensa tärkeäksi.
Laadi itsellesi tai organisaatiollesi toimiva kokoussuunnitelma. Huomioi suunnitelmassa esimerkiksi seuraavat asiat:
2.1. Kokouksen ajankohta ja kesto
Mitkä asiat sinun tulee ottaa huomioon ajankohtaa valitessa? Onko tarpeen selvittää avainhenkilöiltä etukäteen mahdollisuutta osallistua kokoukseen tiettynä aikana? Mitä organisaation ohjeistus tai yhteisön säännöt sanovat kokouksen koollekutsumisesta?
Riittääkö tehokas puolituntinen vai tarvitaanko kaksi tuntia tai jopa useampi? Jos kokous venyy yli tunnin mittaiseksi, on tarpeen pitää tauko tai parikin (kerro tauoista kutsuviestissä tai kokouskutsussa).
2.2. Agenda
Suunnittele kokouksessa käsiteltävät asiat hyvissä ajoin. Toimita esityslista osallistujille etukäteen, esimerkiksi kutsuviestin liitteenä. Hyväksi koettu käytäntö on tallentaa kokousasiakirjat pilvipalveluun ja jakaa osallistujille salasanasuojattu linkki kyseiseen materiaaliin.
Jos toivot osallistujilta toimenpiteitä, odotat esityksiä tai puheenvuoroja, kerro tehtävät selkeästi (ks. kohta Osallistujat). Jos edellisessä kokouksessa on sovittu henkilö- tai tiimikohtaisisesti hoidettavista tehtävistä, voit kokouskutsun yhteydessä muistuttaa niistä.
2.3. Osallistujat
Oletko osallistunut kokoukseen, joka tuntui ajanhukalta ja jossa sinun läsnäolosi ei ollut tarpeen?
Harkitse osallistujat huolella. Kenen läsnäolo on välttämätöntä? Onko osallistujalistalla henkilöitä, joiden on mielestäsi ”hyvä olla” paikalla? Mieti kutsun lähettämistä heille vielä uudelleen. Kokouksen tehokkuuteen pätee osallistujien kohdalla sääntö ”vähemmän on enemmän”.
Kerro osallistujille etukäteen toiveesi esittäytymisestä kokouksen alussa. Täsmällinen ohje, esimerkiksi ”varaudu kertomaan kolmella lauseella itsestäsi ja tehtävästäsi tässä projektissa” vahvistaa osallistujan psykologisen turvallisuuden tunnetta.
Ohjeista osallistujat myös ilmoittamaan pois jäännistä ja myöhästymisestä sekä kesken kokouksen pois lähtemisestä. Mieti miten huomioit tiedottamisessa henkilöt, jotka ovat estyneet osallistumasta kokoukseen. Miten he saavat tarvitsemansa tiedon kokouksen jälkeen? Tulisiko kokous tallentaa? Lähetetäänkö kokousmuistio kaikille kutsutuille vai ainoastaan osallistuneille?
3. Kesytä käytettävät järjestelmät ja tekniikka
Opettele käyttämään valitsemaasi / valittua etä-/virtuaalikokousjärjestelmää. Tutustu sovelluksen ominaisuuksiin ja työkaluihin myös osallistujan näkökulmasta. Tiedätkö mistä osallistujan työkalut löytyvät? Miltä kokousalustan mobiilinäkymä näyttää? Osallistujan psykologista turvallisuutta vahvistaa tieto siitä, että järjestäjällä on homma hallussa ja apua saa, kun sitä pyytää.
Jos olet vasta hankkimassa etäkokousjärjestelmää, pyydä kommentteja kollegoilta, yhteistyökumppaneilta ja osallistujilta. Testaa maksuttomia versioita ja tutustu perusteltuihin arviointeihin ja vertailuihin. Mikä sopii yhdelle, ei sovi ei kaikille.
3.1. Oman ruudun ja ohjelmaikkunoiden esittäminen
Mitä tiedostoja esität ja mitä ohjelmia käytät kokouksen aikana? Sulje ylimääräiset ohjelmat ja tiedostot, näin parannat tietoturvaa ja osallistumiskokemusta. Avaa tarvitsemasi tiedostot valmiiksi ja optimoi niiden esittäminen. Zoomaa kuvat ja teksti, jotta osallistujan on vaivatonta seurata esitystäsi. Esimerkiksi:
- Jaa PowerPoint-esitys diaesityksen esittäjätilassa. Näet seuraavan dian ja muistiinpanosi ja osallistuja näkee vain kulloinkin esitettävän dian.
- Esitä Word-dokumentti lukutilassa, jolloin ylimääräiset valikko- ja työkalurivit ovat piilossa ja itse asialle jää enemmän tilaa.
- Avaa pdf-tiedosto Adobe Acrobat (Reader) -ohjelmaan ja sovita näkymä sivukoon ja sisällön mukaan luettavaan kokoon.
- Sulje ylimääräiset välilehdet selaimessa ja piilota kirjanmerkkipalkki.
3.2. Tiedostojen työstäminen kokouksen aikana
Onko kokouksessa tarkoitus tuottaa uutta, esimerkiksi ideoida tai viedä aiempia ideoita eteenpäin? Mitä materiaalia luodaan tai muokataan yhdessä? Tallennetaanko tuotokset organisaation hallinnoimaan työskentelytilaan (esim. Teams) vai pilvipalveluun?
Huolehdi osallistujien pääsystä tarvittaviin dokumentteihin ja että oikeudet ovat kunnossa. Riittääkö tiedoston katselu- / tarkasteluoikeus vai tarvitsevatko osallistujat muokkausoikeuden. Valmistaudu kertomaan yhdessä tuotetun materiaalin jatkokäytöstä osallistujille.
3.3. Keskusteluosio, eli chat
On todennäköisestä, että kokouksen järjestäjän roolissa et ennätä seuraamaan chatin, eli keskusteluosioon tulevia viestejä, saati vastaamaan niihin.
Delegoi kokouksen chat-emännän tai -isännän tehtävä jollekulle osallistujista -ei kuitenkaan sihteerille! Ohjeista hänet ilmoittamaan saapuneista viesteistä (mm. puheenvuoropyynnöt) tarvittaessa. Useissa etäkokousjärjestelmissä on mahdollista tallentaa käydyt keskustelut ja Teamsissa keskustelun voi jakaa kaikille Teams-tiimin jäsenille.
3.4. Osallistujien mielipiteet selville
Osallista. Pyydä kommentteja chattiin ja hyödynnä käyttämäsi etäkokousjärjestelmän reaktiotoimintoja (mm. peukku, vauhtia / hitaammin, käsi pystyyn).
Yleisimmin käytetyissä etäkokousjärjestelmissä on sisään rakennettu työkalu (esim. Teamsissa Forms ja Zoomissa Polls), joka mahdollistaa yksinkertaisten monivalintakyselyjen toteuttamisen kokouksen kuluessa. Kyselyllä hoituu esim. äänestys seuraavan kokouksen ajankohdasta tai lounasravintolan valinnasta kätevästi.
Zoom Polls mahdollistaa tapahtumakohtaisten kyselyiden luomisen etukäteen. Teams Forms -työkalulla kysely luodaan kokouksen aikana.
4. Kokouksen kutsuviesti
Kutsuviesti ei ole kokouskutsu. Kutsu virtuaali-, eli etäkokoukseen sisältää vähimmillään seuraavat asiat:
- kokouksen ajankohta
- tavoite
- virallinen kokouskutsu (liite tai linkki)
- ohjelma, eli esityslista (liite tai linkki)
- kokouksen liittymislinkki, kokouksen ID ja mahdollinen salasana
- ohjeet osallistujalle (esimerkki alla)
5. Ohjeista osallistujat
Selkeät ohjeet ja yhdessä sovitut toimintatavat tai pelisäännöt luovat ja vahvistavat turvallisuuden tunnetta. Seuraavia esimerkkiohjeita voit päivittää järjestämiesi virtuaalikokousten käytännöiksi:
- Virtuaalikokous alkaa tasan klo 12.00. Kokoushuone avautuu 15 minuuttia aiemmin.
- Sulje ylimääräiset ohjelmaikkunat ja pidä puhelin äänettömänä kokouksen kuluessa.
- Liity kokoukseen ajoissa, jotta ehdit testaamaan yhteyden ja käyttämäsi tekniikan (mm. mikrofoni ja kamera) ennen kokouksen alkua.
- Kokouksen alussa on lyhyt esittäytymiskierros (anna tarvittaessa ohje). Valmistaudu avaamaan kamera ja jakamaan videokuvasi muille osallistujille alkuesittelyssä.
- Puheenvuoron pyytäminen (valitse kokoukselle yksi, toimivaksi kokemasi käytäntö):
- avaa mikrofoni (toimii kokouksissa, joissa on vain vähän osallistujia) TAI
- käytä kädennostotyökalua (haastava, jos keskustelua syntyy paljon) TAI
- kirjoita chattiin ”puheenvuoropyyntö” tai ”pvp”. Pyyntöön voi lisätä myös aiheen, esimerkiksi ”pvp – kommentti tuotannon sairauspoissaoloihin” (kenties toimivin tapa isoissa kokouksissa).
- Avaa mikrofoni (ja, jos kaista riittää, myös kamera, ellei videoyhteys ole päällä koko ajan) vain puheenvuorosi ajaksi.
- Ilmoita lyhyt poissaolo kokouksesta chatissä ”NN poissa noin 3 min.” Ilmoita myös, kun palaat takaisin ”NN palasi”. Esimerkiksi Zoomissa on tarkoitusta varten Away -reaktiotoiminto.
- Ilmoita kokouksesta poistuminen chatissä ”NN poistuu klo 17.42. Kiitos kaikille!”
- Chatissä voit esittää asioita käsiteltäväksi kokouksen muut asiat -kohdassa.
- Kokous ja sen aikana yhteiselle keskustelualueelle (chat) lähetetyt viestit tallennetaan. Tallennelinkki kokousvideoon lähetetään kokouskutsussa mainituille. Tallenne on katsottavissa viikon ajan.
Toimita virtuaalikokouksen käytännöt kutsuviestin mukana (osana sähköpostiviestiä, liitteenä tai linkkinä tiedostoon).
6. Varttia ennen kokouksen alkua
Mahdollista etäkokoukseen liittyminen ennen kokouksen virallista alkamisaikaa. Varaa 15-10 min. tekniselle tuelle mikrofoni- ja kamera-asetusten tarkistamiseksi.
Ennen varsinaisen kokouksen alkua varattua aikaa voi käyttää myös vapaamuotoiseen keskusteluun ja uusien nimien opettelemiseen (mainitse tästä mahdollisuudesta kutsussa). Keskustelua voit aktivoida myös jakamalla ajankohtaisen kuvan tai vaikka päivänpolttavan uutisen. Omaksu itsellesi sopiva tapa, jolla virität osallistujia hyvään tunnelmaan.
7. Kokouksen aikana
Pidä kiinni suunnittelemastasi aikataulusta ja aloita kokous täsmällisesti. Näin kunnioitat sekä omaa kalenteriasi että osallistujien aikaa.
Vaikka kokouksen ajankohta olisi sovittu yhteisesti osallistujien kanssa, tulee joku myöhässä ja toinen poistuu kesken kaiken. Kun olet ohjeistanut osallistujat etukäteen, ei sinun tarvitse kiinnittää näihin keskeytyksiin turhaa huomiota, vaan voit jatkaa kokousta esityslistan mukaisesti.
7.1. Muista muistio!
Kokouksia ei yleensä tallenneta, joten sihteerin rooli muistion tai pöytäkirjan laatijana on tärkeä. Jos hoidat itse kokoustekniikan, delegoi sihteerin tehtävä. Valmistele muisto tai pöytäkirja ennakkoon, jolloin sihteerin rooli on helpompi myydä jollekin osallistujista. Jos kyseessä on toistuva kokous, pohdi sihteerin tehtävän vakinaistamisen tai kierrättämisen mahdollisuuksia, hyötyjä ja haittoja.
7.2. Nimenhuuto vai läsnäoloon virittävä esittäytyminen
Kokouksessa on tärkeää, että osallistujat ovat läsnä muutenkin kuin nimenä osallistujalistalla. Kokouksen aikana ei ole tarkoitus tehdä pois rästihommia tai vastata sähköposteihin, vaan osallistua.
Aloita osallistaminen vaihtamalla perinteinen nimenhuuto koolle kutsutun ryhmän koon ja osallistujien keskinäisen tuttuuden mukaan esittäytymis- tai kuulumiskierrokseen tai 30 sekunnin puheenvuoroihin, joissa osallistujat kertovat ketä ovat ja miksi ovat läsnä. Jos kaista riittää, on yhteisöllisyyden edistämiseksi esittäytyä videon kera.
Jos osallistujia on yli 15, kannattaa esittäytyminen toteuttaa ohjeistetusti etäkokousjärjestelmän pienryhmissä (Breakout Rooms). Seuraavan tehtävän avulla 20 hengen ryhmä tulee ryhdikkäästi esitellyksi 15 minuutissa ja osallistujat tutustuvat toisiinsa paremmin:
- Kerro tehtäväohje.
- Jaa osallistujat satunnaisesti 4-5 hengen ryhmiin.
- Ryhmän jäsen, joka on etunimen perusteella aakkosissa ensimmäinen / viettää syntymäpäiväänsä vuosittain ensimmäisenä / on pisin / asuu kauimpana Oulusta… toimii ryhmän puheenjohtajana.
- Ryhmällä on 5 min. aikaa suunnitella, miten esittelee ryhmän jäsenet kahdessa minuutissa.
- Ryhmät palaavat yhteen ja puheenjohtajat esittelevät vuorollaan (järjestäjä jakaa vuorot) oman ryhmänsä.
7.3. Ohjeista ja tarkista!
Kertaa mahdolliset yhteiset pelisäännöt ja sovitut kokouskäytännöt kokouksen alussa. Kysy osallistujilta ovatko he ymmärtäneet ohjeistuksen ja pyydä heitä sitoutumaan niihin: ”Ovatko nämä ohjeet / yhteiset pelisäännöt sellaiset, että voimme noudattaa niitä tämän kokouksen ajan? Onko jotain, mitä toivoisitte lisättävän ohjeistukseen?”
7.4. Puheenvuorot ja äänestäminen
Luo selkeä käytäntö puheenvuoropyynnöille ja huolehdi puheenvuorojen jakamisesta.
Jos osallistujia on yli viisi, ja aina jos osallistujat eivät ennalta tunne toisiaan, ohjeista heidät aloittamaan puheenvuoronsa sanomalla nimensä. Näin myös muut osallistujat ja sihteeri tietävät kuka on äänessä. Puheenvuoro on syytä myös päättää selkeästi sanomalla esimerkiksi ”kiitos, tässä kaikki tällä erää”. Etenkin isossa kokouksessa puheenjohtajan on hyvä toistaa puheenvuoron käyttäneen henkilön nimi sekä esitetty kysymys ennen kuin vastaa siihen.
Valitse tilanteeseen sopiva äänestystapa. Käytä esimerkiksi järjestelmän äänestystoimintoa (kyllä / ei tai kädennosto), chattiä ja kyselytyökalua tai luo etukäteen ulkoinen kysely.
7.5. Tauot
Suunnittele tauot etukäteen ja aikatauluta ne selkeästi (esim. 50-10-50). Kerro tauoista kokouskutsussa.
Muista myös kertoa onko tauko aktiivinen vai passiivinen. Onko lounastauon aikana tarkoitus käydä keskustelua tietystä aiheesta tai palataanko kahvitauolta 1-3 idean kanssa?
Kirjaa chattiin tai ruudulla esitettävään dokumenttiin tauon kesto ja kokouksen jatkamisen kellonaika.
7.6. Lopussa kiitos seisoo?
Varaa kokouksen loppuun muutama minuutti palautekeskustelulle jo kokousta suunnitellessasi.
Kerro osallistujille mistä asioista toivot palautetta. Esimerkiksi kokouksen sujuvuudesta, teknisestä toteutuksesta tai työkalujen käytöstä voi käydä lyhyen keskustelun tai pyytää kommentit chattiin tai kerätä palautteen nimettömänä erillisellä palautekyselyllä.
Kiitä osallistujia ja anna myös heille palautetta!
8. Kokouksen jälkeen
Muistithan varata kalenteriisi ajan kokouksen jälkitoimille?
Tarkista ja viimeistele kokousmuistio ja muut asiakirjat. Jaa dokumentit sovitusti. Tee itsellesi muistiinpanot seuraavaa kokousta silmällä pitäen.
Mikä toimi? Jatka sitä.
Mikä sakkasi? Muuta se.
Kaipaako työyhteisösi jämäkkyyttä kokouksiin tai uutta puhtia tiimipalavereihin?
Jo kaksituntisella koulutuksella päästään perusasioiden ohella tutustumaan tärkeimpiin fasilitointikeinoihin. Puolen päivän työpajamuotoisessa koulutuksessa on mahdollista paneutua juuri sinun yrityksen palaverikäytäntöjen tehostamiseen syvällisesti.
Täytä yhdeydenottolomake, soita (0500 580 921, myös WhatsApp) tai lähetä sähköpostia osoitteeseen kirsi@sepontytar.fi. Yhteydenotto ei sido sinua mihinkään, mutta voi parhaimmillaan mullistaa kokouskäytäntönne pysyvästi. Arvostaviksi kohtaamisiksi.
